Gestão documental: um olhar para o tratamento documental do Departamento Acadêmico de Ciência da Informação na Universidade Federal de Rondônia

Abstract

O presente estudo objetivou aperfeiçoar a organização e recuperação de informação acadêmica do acervo físico do arquivo do Departamento Acadêmico de Ciência da Informação da Fundação Universidade Federal de Rondônia. Para abordar essa questão, trabalhou-se na implementação de práticas de gestão documental adequadas ao contexto dos documentos acadêmicos. O método utilizado na pesquisa foi o indutivo, com a coleta de evidências diretamente na massa documental do Departamento, e utilizou-se o procedimento técnico de estudo de caso, com a intenção de trabalhar e proporcionar melhorias na organização do acervo a partir da análise qualitativa dos dados adquiridos, bem como a observação e prática das diretrizes determinadas pelo Conselho Nacional de Arquivo. Tendo em vista que a gestão documental acadêmica é essencial para a eficiência operacional das instituições de ensino superior, preservar, classificar e organizar os documentos acadêmicos não apenas otimiza a administração, mas também contribui para a preservação da história acadêmica. Nesse sentido, a partir da implementação da organização do arquivo do Departamento, foi alcançada a redução de informação redundante, isto é, cópias de documentos, documentos sem assinatura, entre outros, que foram separados para descarte. O arquivo foi organizado por ano, assunto, e também foram criados dossiês, tanto para discentes quanto para docentes. Portanto, investir na gestão documental acadêmica é fundamental para o sucesso da Fundação Universidade Federal de Rondônia, e para a manutenção de registros precisos e valiosos para a memória da instituição e do curso de Biblioteconomia.