Gestão documental e informacional: a importância da higienização e digitalização para preservação e acesso aos documentos arquivísticos

Abstract

É crescente o valor da informação para a tomada de decisão e melhoria de desempenho das instituições, de forma que os acervos precisam estar preservados e dispostos em bancos digitais para maior acessibilidade a quem necessitar. A partir destas considerações definiu-se a seguinte questão de pesquisa: quais as principais vantagens da utilização dos processos de higienização e digitalização para preservação e acesso aos documentos arquivísticos? O objetivo deste estudo foi apresentar diretrizes para uma adequada gestão documental e informacional no que tange às ações de higienização e digitalização de arquivos para devida preservação de acervos documentais, a partir da revisão sistemática de artigos acadêmicos publicados no período de 2016 a 2020. Foi desenvolvida uma pesquisa bibliográfica, descritiva, explicativa de abordagem qualitativa, na qual foram selecionadas 13 publicações que respondiam à questão central desta pesquisa. Pode-se apontar como possíveis estratégias para uma adequada gestão documental e informacional no que cooperam de maneira direta ou indireta para a conservação da integridade dos documentos arquivísticos, tais quais: diagnóstico do arquivo, plano arquivístico e de classificação, tabela de temporalidade de documentos, higienização do acervo documental, condições de acondicionamento e armazenamento, digitalização dos documentos, técnicas para condições de preservação, condições de acesso e Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Pode-se verificar que, entre as vantagens da digitalização de acervos, destacam-se a redução da possibilidade de perda do documento, acessibilidade, redução do desperdício de recursos materiais e financeiros, aumento da segurança dos documentos arquivísticos originais, entre outros.